+ Digitalisierung und BMD NTCS – ein starkes Team

Das Stichwort Digitalisierung ist heutzutage in aller Munde. Vor keinem Lebensbereich macht die Digitalisierung halt, bis hin zu vernetzten Haushaltsgeräten, die durch intelligente Funktionen den Menschen bei seinen täglichen Arbeiten unterstützen sollen.

Auch im Bereich des Back-Office werden zunehmend Funktionen digitalisiert, also manuelle Eingaben durch Automatismen, wie z. B. elektronische Schnittstellen, ersetzt. Bisher „papiergebundene“ Vorgänge werden durch eine rein elektronische Abwicklung erleichtert.

Der einfachste und häufigste Anknüpfungspunkt an das Thema Digitalisierung besteht im Backoffice sicherlich aus einem elektronischen Archiv. Dabei werden Dokumente entweder überhaupt nicht mehr ausgedruckt (z. B. wenn sie per E-Mail erhalten werden), oder gescannt und mit passenden Verknüpfungen im Archiv abgelegt. Verschiedene Verknüpfungen ermöglichen das schnelle Wiederauffinden der Dokumente am eigenen Bildschirm oder Smartphone.  

Wenn es notwendig ist, lässt sich ein solches Archiv auch revisionssicher anlegen. Mit dem BMD NTCS Dokumenten-Management-System erhalten Sie eine integrierte Lösung, die Sie bei allen Vorgängen rund um das Dokumenten-Management-System (DMS) unterstützt, mit Verbindungen in alle Module des BMD-NTCS-Gesamtsystems.
Davon ist selbstverständlich nicht nur das Rechnungswesen betroffen, sondern auch alle anderen Bereiche eines Unternehmens können das DMS problemlos nutzen, z. B. die Personalabteilung für Dokumente, die auch mit einem entsprechenden Zugriffsschutz ausgestattet sein sollen.

 

Aufbauend auf einem solchen DMS lassen sich elektronische Abläufe (z. B. Genehmigungsprozesse) für Eingangsrechnungen oder Bestellungen erstellen; statt Papierdokumente für Unterschriften quer durch das Unternehmen zu transportieren, werden diese bequem und zügig direkt am Arbeitsplatz genehmigt, unterschrieben oder eben auch geändert oder abgelehnt. In der Eingangsrechnungskontrolle wird beispielsweise ein Dokument gescannt, das Scan-Modul erkennt gleichzeitig Merkmale der Eingangsrechnung, wie den Lieferanten, Belegnummer oder die Gesamtsumme der Rechnung, erstellt einen Genehmigungsablauf für das Dokument und bereitet bereits einen Buchungssatz vor, der vom Buchhalter im besten Fall direkt übernommen, oder sonst eben nur mehr um fehlende Informationen ergänzt werden muss.

 

Die Zahlung der Eingangsrechnung kann ebenfalls in einem einzelnen Durchlauf für eine Vielzahl von Eingangsrechnungen elektronisch abgewickelt werden, wobei sowohl die eigentliche Zahlung der Rechnung, als auch die Verbuchung und Abstattung der Zahlung automatisch durchgeführt wird.

Auch in der Gegenrichtung werden in vielen Unternehmen noch Bankauszüge ausgedruckt und dann manuell verbucht – dabei ist die zugrundeliegende Information ohnedies eine elektronische und lässt sich mit geringem Aufwand direkt in die BMD einlesen.
Durch selbstlernende Algorithmen ist es sogar möglich, die entsprechenden Bankauszugszeilen semiautomatisch zu verbuchen (und z. B. eigenen Ausgangsrechnungen zuzuordnen).

Ein breites Anwendungsspektrum ergibt sich auch im Bereich der Warenwirtschaft, Fakturierung und Produktion: einerseits durch den Einsatz von Barcode-Scannern, z. B. zum Erfassen oder Inventieren von Waren(-bewegungen), Erfassen von Lagerplätzen oder auch von beispielsweise Mitarbeitercodes, andererseits durch Verwendung von elektronischen Schnittstellen für die Kommunikation mit Lieferanten und Kunden.
Dabei gibt es u. a. Standardverfahren für Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnungen/Gutschriften. Alle diese Vorgänge sind in der NTCS als Modul verfügbar und können jederzeit als Erweiterung zu Ihren bestehenden Lösungen eingesetzt werden.

Ein typisches Beispiel dafür ist die Kommunikation mit den großen Handelsketten in Österreich:
diese schicken Ihre Bestellungen als EDI (Electronic Document Interchange)-Nachricht, und wollen im Gegenzug auch die Rechnungen als EDI-Nachricht erhalten.
Mit BMD-NTCS sind Sie bestens ausgerüstet, genau diese Nachrichten auch zu erstellen und zu verschicken.

Die Erstellung der verpflichtende E-Rechnung an Bundesbehörden gehört zum Standardumfang der BMD Faktura. Im Zuge der Digitalisierung verwenden Wirtschaftskunden dieses Format für ihre elektronischen Rechnungen.

Wenn Sie sich dem Thema Digitalisierung im Back-Office stellen wollen, stellen Sie Sich bitte
folgenden Fragen:

  • Werden Eingangsrechnungen noch in Papierform erhalten, beschriftet und abgelegt?
  • Werden Ausgangsrechnungen noch per Post verschickt?
  • Erstelle ich meinen Überweisungen elektronisch aus der vorhandenen Buchhaltung, oder lege ich Überweisungen händisch im Electronic Banking an?
  • Wird Ihr Bankauszug ausgedruckt und manuell verbucht?
  • Werden Ausgangsrechnungen manuell verbucht?
  • Werden Lagerbewegungen und -zählungen manuell durchgeführt (also auf Papier erfasst, und in weiterer Folge händisch in ein EDV-System übertragen)?
  • Habe ich Handelspartner, die auf eine Abwicklung der Geschäfte mittels EDI drängen?

Sofern Sie eine der Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, wäre es vielleicht an der Zeit, über ein Update Ihrer Abläufe nachzudenken. In diesem Prozess unterstützen wir Sie gerne, und zeigen Ihnen die vielen Möglichkeiten, die mit dem BMD-NTCS-System jederzeit umgesetzt werden können.

Autor:

Mag. Roland Kamitz
BMD account consultant
zertifizierter Datenschutzexperte

 

 

Bitte rufen Sie uns an, wir beraten Sie gerne und organisieren einen Termin mit unseren Beratern. Sie erreichen uns unter 02732/73110-0.